ระบบสำนักงาน
ลักษณะของสำนักงานในอนาคต •ต้องมีความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
•ข้อมูลที่เก็บอยู่ในระบบจะต้องไม่ซ้ำซ้อนและสะดวกต่อการค้นหา
•การออกแบบขั้นตอนการปฏิบัติงานเพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในเรื่องการบริหารจัดการ
•บุคลากรสามารถนั่งทำงานที่บ้านได้
โดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์และเครื่อข่ายอินเทอร์เน็ตติดต่อกับระบบในสำนักงาน
•ต้องสามารถลดต้นทุนที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานได้หลายประการ
การเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานในสำนักงานอัตโนมัติเป็นสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นแน่นอน
•เกิดงานใหม่จากงานเดิมที่เคยปฏิบัติ
หรือขจัดงานบางอย่างออกไปลดความซ้ำซ้อน
•พนังงานสามารถทำงานในระดับที่สูงขึ้นไป
เช่นสามารถตัดสินใจบางอย่างแทนผู้บริหารได้
เนื่องจากมีข้อมูลมากพร้อมและเพียงพอต่อการตัดสินใจ
•มีการใช้คอมพิวเตอร์ให้มีประสิทธิภาพต่อกระบวนงานมากขึ้นเช่น
ใช้เก็บไฟล์เป็นฐานข้อมูลเพื่อการสืบค้น มากกว่าพิมพ์เอกสารอย่างเดียว ใช้ e-mail ในการติดต่อสื่อสาร
หรือใช้คอมพิวเตอร์เป็น video ในการประชุมทางใกล เป็นต้น
ซึ่งพอจะสรุปได้ว่าการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดแน่นอนในสำนักงานอัตโนมัติคือ
1.การเปลียนแปลงที่เกิดขึ้นแก่งานจัดทำเอกสาร
2.การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่งานนัดพบและจัดทำตารางเวลา
3.การเปลี่ยนแปลงที่เกิดแก่งานจัดการข้อมูลและเอกสาร
4.การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่งานติดต่อสื่อสาร
5.การเปลียนแปลงที่เกิดขึ้นแก่การติดตามงาน
1. การเปลียนแปลงที่เกิดจากการจัดทำเอกสาร
แต่การสำนังานใช้เครื่องพิมพ์ดีด
ซึ่งพนักงานที่ใช้ต้องพิมพ์เก่งและพิมพ์ได้ถูกต้องเนื่องจากการลบคำผิดทำได้ยาก
เมือเป็นคอมพิวเตอร์ โปรแกรมประมวลผลคำสามารถลบคำผิดพิมพ์ใหม่
พิมพ์ซ้ำจัดรูปแบบได้
2. การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่งานนัดพบและจัดทำตารางเวลา ระบบเดิม
งานจัดเวลานัดพบและจัดทำตารางเวลาเป็นเรื่องความจำ
จดรายการนัดหมายหรือกิจกรรมที่ต้องทำไว้ในสมุดบันทึก
เพื่อใช้เป็นสิ่งเตือนความจำเมื่อมีการนัดประชุมที่เกี่ยวข้องกับคนจำนวนมาก
เวลาว่างของแต่ละคนมักว่างไม่ตรงกัน
ผู้ที่รับผิดชอบต่อการนัดหมายจะต้องจัดเวลาที่ลงตัวพอดีสำหรับทุกคนซึ่งต้องใช้เวลาค่อนข้างมาก
3. การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่งานจัดการเอกสารและข้อมูล
ข้อมูลและเอกสารจะถูกเก็บไว้ในรูปอิเล็กทรอนิกส์ สามารถนำกลับมาใช้ได้โดยสะดวก
และสามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์และทำรายงานในรูปแบบต่างๆกัน
พนักงานต้องเรียนรู้เทคนิคของระบบบริหารฐานข้อมูลและกระดาษอิเล็กทรอนิกส์เพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูล
พร้อมทั้งจัดระบบรายงานผลในเชิงวิเคราะห์ หรือการประมวลผลข้อมูลแบบไร้กระดาษ (paperless)
3. การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่งานติดต่อสื่อสาร
การติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์กรหรือกับบุคคลภายนอก
ระบบสำนักงานอัตโนมัติมีสมรรถภาพในการทำงานดังนี้
4. การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่การติดตามงาน
การติดตามงานส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการอาศัยความจำในเรื่องที่ต้องการติดตามงานและให้มีการเตือนความจำเมื่อถึงเวลา
หรือให้สามารถค้นหาเรื่องที่ต้องการติดตามได้โดยง่าย สำนักงานในอนาคตในระดับแรก
เริ่มนำเอาคอมพิวเตอร์ในสำนักงานมาใช้แล้ว ซึ่งอาจเป็นเมนเฟรมคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ หรือ โน้ตบุ้ค งานพิมพ์เอกสาร งานด้านการประมวลผลคำ
และระบบการพิมพ์ตั้งโต๊ะ เป็นเหตุผลใหญ่ในการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ ทดแทนพิมพ์ดีด
หรือแท่นเรียงพิมพ์ ลักษณะการทำงานยังต้องพึ่งพาอาศัยกระดาษอยู่มาก
เพราะต้องแจกจ่ายภายในสำนักงาน หรือเผยแพร่ไปยังภายนอก งานเก็บข้อมูล
เช่นข้อมูลการขาย ประวัติพนักงาน สถิติการทำงาน หรือยอดสินค้า
เมื่อต้องการทราบข้อมูลใดก็สามารถเรียกมาดูที่หน้าจอ หรือสั่งพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารอ้างอิงได้
คอมพิวเตอร์มักทำงานแบบอิสระ ไม่มีการเชื่อมต่อ ระบบการสื่อสารข้อมูลเป็นแบบ sneaker net สำนักงานในอนาคตระดับที่สองหรือระดับกลาง
เริ่มก้าวสู่ความเป็นสำนักงานอัตโนมัติที่ไร้กระดาษมากขึ้น
มีการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงานเข้าด้วยกันเป็นระบบออนไลน์
ซึ่งสามารถขจัดขั้นตอนการใช้แบบฟอร์ม จดหมาย บันทึก
มีความสามารถส่งข้อความถึงกันได้ทันที
มีความสามารถในการส่งถ่ายเอกสารโดยไม่ต้องพิมพ์ออกมา มีระบบแผงข่าว
หรือศูนย์รวมข่าว หรือประชาสัมพันธ์ โดยมีการจัดหัวข้อไว้เป็นเรื่องๆ
ผู้ที่สนใจ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น